Авторизация

Главная > Прием на постоянное хранение

Прием на постоянное хранение

Порядок подготовки к передаче и передача документов на постоянное хранение в Национальный архив Республики Беларусь

 

Передача и прием документов на постоянное хранение  осуществляется  в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь (от 25 ноября 2011 года №323-З), Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №143 от 24.05.2012, Правилами работы в государственных архивах Республики Беларусь (Минск, 2006) с учетом изменений и дополнений, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №142 от 24.05.2012.

Подготовительной работой  для передачи дел на постоянное хранение является обязательная проверка наличия дел в архивах организаций.

Проверка наличия и состояния дел включает в себя:

  • установление фактического наличия дел, числящихся по описям        
  • выявление дел, требующих улучшения физического состояния
  • правильность нумерации дел в описях
  • соответствие нумерации дел итоговым записям и учетным документам
  • сверка шифров, заголовков, крайних дат и количества листов в делах и описях.      

При выявлении  расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием дел, организацией принимаются меры по их розыску:

  • изучение учетных документов (описи, книги учета выдачи дел)
  • просмотр актов о выделении дел к уничтожению,  проверки наличия и состояния дел
  • розыск дел в архивном помещении, в структурных подразделениях.

Итоги розыска оформляются справкой о проведении розыска, в которой указываются причины отсутствия документов, и актом о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Данные документы представляются на согласование экспертной комиссии организации и экспертно-методической комиссии Национального архива Республики Беларусь (далее – архив).

Во всех экземплярах описи  в графе «Примечание» делается запись «На постоянное хранение не поступило. См. акт от_____№____). Это же отражается и в итоговой записи в описи. 

Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.

После окончания проверки наличия и состояния дел в описи делается запись «Проверено» и указывается дата проверки. Запись заверяется заведующим архивом или лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве организации.

 

         В государственный архив вместе с делами  передается научно-справочный аппарат – описи дел (3 экземпляра в бумажном виде и 1 экземпляр в электронном виде) и  один дополнительный экземпляр историко-архивной справки (исторической справки) для включения ее в дело фонда. Опись должна иметь следующую структуру:

1.     Титульный лист

2.     Оглавление

3.     Историко-архивная (историческая) справка

4.     Предисловие к описи

5.     Список сокращенных слов (при необходимости)

6.     Указатель (при необходимости)

При выявлении дел, требующих улучшения физического состояния (подшивка, переплет, мелкий ремонт дел, оформление обложек), все виды работ по ликвидации дефектов проводит организация, сдающая документы, или государственный архив на платной основе (Правил работы в государственных архивах Республики Беларусь).

Все работы, связанные с отбором, подготовкой, передачей документов постоянного хранения, в том числе и транспортировка, на постоянное хранение в архив, выполняются за счет средств организации - источника комплектования.

Переплетные работы осуществляет архив на платной основе в соответствии с действующим в архиве Прейскурантом цен на платные работы и услуги.

Оформление обложек на переплетенные дела могут быть выполнены самостоятельно организацией, а также архивом на платной основе.

Дезинфекционную обработку документов осуществляет Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь      (ул. Козлова, 26, г. Минск.  Тел. 294 43 85).

Для картонирования дел, подготовленных для передачи на постоянное хранение, организация предоставляет архивные коробки.    

Размер коробок: длина – 39 см, ширина – 29 см, высота – 19 см.

 

220114, г. Минск,
пр-т Независимости, 116
Читальный зал: тел. (017) 265-05-12
Приемная: тел/факс (017) 237-67-78
Отдел использования документов и информации: тел. (017) 267-29-52
narb@narb.by