Парадак падрыхтоўкі да перадачы і перадача дакументаў на пастаяннае захоўванне ў Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь
Перадача і прыём дакументаў на пастаяннае захоўванне ажыццяўляецца ў адпаведнасці з Законам аб архіўнай справе і справаводстве ў Рэспубліцы Беларусь (ад 25 лістапада 2011 года №323-З), Правіламі працы архіваў дзяржаўных органаў і іншых арганізацый, зацверджаных пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь №143 ад 24.05.2012, Правіламі працы ў дзяржаўных архівах Рэспублікі Беларусь (Мінск, 2006) з улікам змяненняў і дапаўненняў, зацверджаных пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь №142 ад 24.05.2012.
Падрыхтоўчай працай для перадачы спраў на пастаяннае захоўванне з'яўляецца абавязковая праверка наяўнасці спраў у архівах арганізацый.
Праверка наяўнасці і стану спраў ўключае ў сябе:
- ўстанаўленне фактычнай наяўнасці спраў, якія лічацца па вопісах
- выяўленне спраў, якія патрабуюць паляпшэння фізічнага стану
- правільнасць нумарацыі спраў у вопісах
- адпаведнасць нумарацыі спраў выніковым запісам і ўліковым дакументам
- зверка шыфраў, загалоўкаў, крайніх дат і колькасці лістоў у справах і вопісах.
Пры выяўленні разыходжанняў паміж выніковай запісам у вопісу і фактычным наяўнасцю спраў, арганізацыяй прымаюцца меры па іх вышуку:
- вывучэнне уліковых дакументаў (вопісы, кнігі ўліку выдачы спраў)
- прагляд актаў аб выдзяленні спраў да знішчэння, праверкі наяўнасці і стану спраў
- вышук спраў у архіўным памяшканні, у структурных падраздзяленнях.
Вынікі вышуку афармляюцца даведкай аб правядзенні вышуку, у якой паказваюцца прычыны адсутнасці дакументаў, і актам пра не выяўленні спраў, шляхі вышуку якіх вычарпаныя. Дадзеныя дакументы прадстаўляюцца на ўзгадненне экспертнай камісіі арганізацыі і экспертна-метадычнай камісіі Нацыянальнага архіва Рэспублікі Беларусь (далей - архіў).
Ва ўсіх экзэмплярах вопісу ў графе «Заўвага» робіцца запіс «На пастаяннае захоўванне не паступіла. См. Акт ад _____ № ____). Гэта ж адлюстроўваецца і ў выніковай запісы ў вопісу.
Страчаныя сапраўдныя дакументы могуць быць замененыя іх копіямі.
Пры выяўленні адзначаных у выніковай запісу вопісу літарных, паўторных і прапушчаных нумароў выніковая запіс пересоставляется.
Пасля заканчэння праверкі наяўнасці і стану спраў у вопісу робіцца запіс "Праверана" і паказваецца дата праверкі. Запіс завяраецца загадчыкам архівам або асобай, адказным за вядзенне уліковых дакументаў у архіве арганізацыі.
У дзяржаўны архіў разам са справамі перадаецца навукова-даведачны апарат - вопісу спраў (3 асобніка ў папяровым выглядзе і 1 экзэмпляр у электронным выглядзе) і адзін дадатковы асобнік гісторыка-архіўнай даведкі (гістарычнай даведкі) для ўключэння яе ў справу фонду. Вопіс павінна мець наступную структуру:
1. Тытульны ліст
2. Змест
3. Гісторыка-архіўная (гістарычная) даведка
4. Прадмову да вопісу
5. Спіс скарочаных слоў (пры неабходнасці)
6. Паказальнік (пры неабходнасці)
Пры выяўленні спраў, якія патрабуюць паляпшэння фізічнага стану (падшыўка, пераплёт, дробны рамонт спраў, афармленне вокладак), усе віды работ па ліквідацыі дэфектаў праводзіць арганізацыя, якая здае дакументы, або дзяржаўны архіў на платнай аснове (Правілаў працы ў дзяржаўных архівах Рэспублікі Беларусь).
Усе працы, звязаныя з адборам, падрыхтоўкай, перадачай дакументаў пастаяннага захоўвання, у тым ліку і транспарціроўка, на пастаяннае захоўванне ў архіў, выконваюцца за кошт сродкаў арганізацыі - крыніцы камплектавання.
Пераплётныя работы ажыццяўляе архіў на платнай аснове ў адпаведнасці з дзеючым у архіве Прэйскурантам цэн на платныя работы і паслугі.
Афармленне вокладак на пераплеценыя справы могуць быць выкананы самастойна арганізацыяй, а таксама архівам на платнай аснове.
Дэзінфекцыйных апрацоўку дакументаў ажыццяўляе Цэнтральная лабараторыя мікрафільмавання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (г. Мінск, вул. Казлова, 26, тэл. 294 43 85).
Для картанавання спраў, падрыхтаваных для перадачы на пастаяннае захоўванне, арганізацыя дае архіўныя скрынкі.
Памер каробак: даўжыня - 39 см, шырыня - 29 см, вышыня - 19 см.
Спіс № 1 арганізацый – крыніц камплектавання архіва на 01.01.2021
Спіс № 2 арганізацый, якія не з'яўляюцца крыніцамі камплектавання архіва на 01.01.2021
